Jan Hasik i Grzegorz Półtorak, z sukcesem zakończyli kolejny projekt, obejmujący audyt, zaprojektowanie i wdrożenie kompleksowego systemu ochrony sygnalistów, tym razem dla dużej firmy z branży budowlanej.
W ramach współpracy z Klientem przeprowadziliśmy audyt funkcjonującej procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Dotychczasowa procedura została przygotowana w oparciu o zapisy dyrektywy oraz przepisy ustawy zagranicznej, która została wprowadzona, dlatego też nie uwzględniała ona rozwiązań, które zostały przygotowane przez polskiego ustawodawcę w ramach wdrożenia przepisów dyrektywy.
Na podstawie przeprowadzonego audytu przygotowaliśmy szereg rekomendacji, które pozwoliły przystosować funkcjonującą procedurę zgłoszeń u Klienta do obowiązujących w Polsce przepisów o ochronie sygnalistów.
W tym celu:
- odpowiednio zmodyfikowaliśmy oraz uzupełniliśmy procedurę zgłoszeń wewnętrznych;
- przygotowaliśmy stosowane upoważnienia dla osób wyznaczonych do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych;
- wdrożyliśmy również rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
Przygotowaliśmy również praktyczne wskazówki dla Klienta dotyczące właściwego procesu wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych obejmujących konsultacje z przedstawicielami pracowników.
Prawidłowe przygotowanie funkcjonowania procedury zgłoszeń wewnętrznych wymagało również weryfikacji dokumentacji z zakresu ochrony danych osobowych, jak i prawa pracy. W ramach przeprowadzonego audytu konieczne było przygotowanie zarówno nowych dokumentów (np. upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz klauzuli informacyjnych) oraz uzupełnienie już obowiązujących, takich jak polityka retencji danych osobowych, rejestr czynności przetwarzania, czy ocena skutków dla ochrony danych osobowych (DPiA).
Dla przypomnienia, ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje w Polsce od 25 września 2024 r. Na jej podstawie firmy i jednostki publiczne muszą przygotować kanały zgłoszeń naruszeń prawa i opracować stosowane procedury. Firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników mają obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, gwarantującej sygnaliście nie tylko anonimowość, ale i ochronę przed działaniami odwetowymi. Ustawa przewiduje kary finansowe, a nawet karę więzienia za naruszenie przepisów o ochronie sygnalistów.
Jeśli Twoja firma jeszcze nie wdrożyła procedur w zakresie ochrony sygnalistów, lub wymagają one aktualizacji – skontaktuj się z naszymi ekspertami i poznaj pełen zakres naszego wsparcia w tym obszarze>
