Ochrona danych osobowych przestała być formalnym elementem audytu. Rok 2025 pokazał, że RODO to dziś centralny filar zarządzania ryzykiem prawnym i reputacyjnym w każdym podmiocie przetwarzającym dane osobowe – niezależnie od skali działania. Wraz z publikacją Planu kontroli sektorowych Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) na rok 2026 widzimy, że organ nadzorczy nie tylko kontynuuje swoje działania, ale także intensyfikuje nadzór nad najbardziej newralgicznymi obszarami przetwarzania danych w Polsce.
Doświadczenia roku 2025: RODO w praktyce – między kontrolą a naruszeniami
Rok 2025 był ważnym momentem przejścia – od etapu formalnego wdrażania RODO do okresu praktycznego egzekwowania standardów ochrony danych. UODO kontynuował swoje działania kontrolne i wydobywał z praktyki to, co najtrudniejsze: czy administratorzy danych rzeczywiście realizują zasady przewidziane w Rozporządzeniu. Najbardziej trafnym barometrem tego procesu był Plan kontroli sektorowych UODO na 2025 rok, który wskazywał, gdzie organ widzi największe ryzyka i zgłasza największe zastrzeżenia.
W obszarze kontroli na 2025 rok szczególną uwagę poświęcono przetwarzaniu danych o stanie zdrowia oraz danych dzieci, co wynikało z licznych sygnałów o naruszeniach i społecznych oczekiwań w zakresie prywatności tych danych. Kontrole obejmowały w szczególności ocenę sposobu zapewniania bezpieczeństwa danych osobowych tych grup, zgodność zgód rodzicielskich przy przetwarzaniu wizerunku dzieci oraz staranność w dokumentowaniu naruszeń i wdrażaniu działań naprawczych.
W tym czasie wzrosła też liczba zgłoszeń naruszeń – w samym 2025 roku UODO odnotował ponad 14 800 zgłoszeń naruszeń ochrony danych osobowych. Przeprowadzono kontrole w ponad 50 podmiotach, głównie w ramach planu sektorowych kontroli, a łączna wartość nałożonych kar wyniosła prawie 14 mln zł – to wielokrotnie więcej niż w poprzednich latach.
W praktyce okazało się też, że dokumentacja to za mało – organy nadzorcze i sądy administracyjne coraz częściej analizowały realne funkcjonowanie systemów RODO w organizacjach, a nie tylko same polityki i procedury. To sygnał, że zasada rozliczalności (accountability), o której mówi RODO, nabiera praktycznego znaczenia.
Plan kontroli UODO na 2026 rok: czego należy się spodziewać?
W styczniu 2026 r. Prezes UODO opublikował Plan kontroli sektorowych na rok 2026. Precyzuje w nim obszary, w których organ nadzorczy planuje przeprowadzić szczegółowe kontrole w nadchodzącym roku, oparte zarówno na doświadczeniu ostatnich lat, jak i zgłaszanych naruszeniach.
Plan ten obejmuje pięć głównych kategorii podmiotów:
1. Organy przetwarzające dane osobowe w Wielkoskalowych Systemach Unii Europejskiej – w tym SIS i VIS – co jest kontynuacją działań z poprzedniego roku i wpisuje się w konieczność zapewnienia zgodności przy przetwarzaniu danych na dużą skalę.
2. Podmioty lecznicze – ze szczególnym uwzględnieniem monitoringu wizyjnego oraz ochrony danych dzieci (m.in. w szpitalach, poradniach pediatrycznych). Ogromna ilość danych wrażliwych w tym sektorze oraz złożoność systemów IT powodują, że to obszar o podwyższonym ryzyku.
3. Podmioty prowadzące Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) – tu kontrola skupi się na sposobach anonimizacji oraz udostępnianiu przebiegu sesji organów publicznych.
4. Podmioty marketingowe – szczególnie w kontekście prawnych podstaw przetwarzania danych w celach marketingowych oraz zgodnej z RODO komunikacji z osobami, których dane dotyczą.
5. Internetowe platformy dostaw – obok tradycyjnych obszarów kontroli, UODO bierze pod lupę podmioty działające w ekonomii cyfrowej, które przetwarzają dane w ramach pośrednictwa usług za pomocą aplikacji.
Plan kontroli na 2026 rok wyraźnie pokazuje, że UODO wychodzi poza samo sprawdzanie dokumentów – koncentruje się na realnych procesach, systemach informatycznych i sposobie, w jaki dane są wykorzystywane na co dzień.
Co oznaczają te priorytety dla praktyki biznesowej?
Analiza Planu kontroli UODO i doświadczeń minionego roku prowadzi do wniosku, że RODO to dziś element strategii zarządzania ryzykiem, a nie tylko obowiązek compliance.
Organizacje, które traktują ochronę danych wyłącznie jako formalność, są narażone na:
• znaczące sankcje finansowe,
• rosnące ryzyko postępowań cywilnych i odszkodowawczych,
• utrudnienia w działalności operacyjnej,
• reputacyjne konsekwencje naruszeń.
Plan kontroli pokazuje, że UODO nie ogranicza się do ogólnych kategorii – organ szczegółowo weryfikuje zarówno publiczne, jak i prywatne sektory, w tym sektor medyczny, jednostki realizujące obowiązek jawności oraz podmioty nowoczesnej gospodarki cyfrowej.
Jak organizacje powinny przygotować się na 2026 rok?
W świetle doświadczeń 2025 i priorytetów 2026, skuteczne przygotowanie do kontroli i zarządzania ochroną danych wymaga kompleksowego podejścia:
- Strategia zgodności RODO musi być ciągła i dynamiczna. Zgodność nie powinna być postrzegana jako jednorazowe zdarzenie. Organizacje muszą wykazać, że system ochrony danych jest na bieżąco nadzorowany, aktualizowany i realnie stosowany.
- Ocena ryzyka i DPIA nie może być formalnością. Oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) oraz analizy ryzyka muszą być przeprowadzane tam, gdzie istnieje podwyższone ryzyko naruszenia praw osób, szczególnie w obszarach wskazanych w planie kontroli – np. dane medyczne czy dane marketingowe.
- Dokumentacja musi odzwierciedlać realne działania. Rejestry czynności przetwarzania, polityki informacyjne, rejestry naruszeń i inne elementy dokumentacji muszą być spójne z rzeczywistymi praktykami organizacji. Brak ich aktualizacji może zostać uznany za naruszenie zasady rozliczalności.
- Systemy IT i bezpieczeństwo techniczne. Z perspektywy kontroli szczególne znaczenie ma infrastruktura IT – monitoring wizyjny, aplikacje mobilne i platformy cyfrowe – które muszą być zaprojektowane i wdrożone zgodnie z zasadami privacy by design.
- Edukacja i kultura ochrony danych. Personel musi rozumieć, jakie obowiązki nakłada RODO, jakie procesy stosuje organizacja i jak reagować w sytuacjach incydentów.
Podsumowanie
Rok 2025 był rokiem dojrzałości – systemy RODO zostały przetestowane przez praktykę, a organ nadzorczy wyraźnie pokazał, że będzie weryfikował realne procesy, a nie tylko formalne zapisy. Plan kontroli sektorowych UODO na 2026 rok wskazuje, że ten trend będzie kontynuowany, a lista obszarów priorytetowych jest szeroka i dotyczy zarówno podmiotów publicznych, jak i prywatnych.
Organizacje, które potraktują ochronę danych jako integralny element zarządzania ryzykiem i strategii biznesowej, nie tylko zmniejszą podatność na sankcje, ale zyskają także zaufanie klientów, partnerów oraz stabilność operacyjną w dynamicznie zmieniającym się środowisku regulacyjnym.
Autor: radca prawny Jan Hasik
