23 maja 2024 roku Sejm przyjął ustawę o ochronie sygnalistów i przekazał ją do Senatu. Ustawa przewiduje 3-miesięczny okres vacatio legis więc pracodawcom zostało już niewiele czasu na adaptację stosownych instytucji w ramach organizacji, a w szczególności ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Którzy pracodawcy będą mieli obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych będą mieli obowiązek wprowadzić pracodawcy, na rzecz których (według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku) pracę zarobkową wykonywało co najmniej 50 osób.
Do wspomnianej liczby 50 osób wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Oznacza to w praktyce, że przykładowo dwie osoby zatrudnione na pół etatu liczone będą łącznie, jako jeden pracownik zatrudniony na pełen etat.
Podkreślenia wymaga jednak, że do wspomnianej liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową wlicza się nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, ale również, jak stanowi ustawa: „osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia”.
Należy zatem podkreślić, że liczbę osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz danego pracodawcy obliczać się będzie w sposób odmienny niż ma to miejsce na gruncie kodeksu pracy np. na potrzeby ustalenia czy pracodawca ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy. Pracodawcy powinni być zatem świadomi różnicy w sposobie ustalenia stanu zatrudnienia na potrzeby kodeksu pracy i ustawy o ochronie sygnalistów. Może się bowiem okazać, że pracodawca, który nie ma obowiązku uchwalenia regulaminu pracy, będzie miał obowiązek ustalenia procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.
Zgodnie bowiem z ustawą o ochronie sygnalistów za osobę wykonującą pracę zarobkową na rzecz danego pracodawcy będą uznawane również osoby świadczące pracę na podstawie umowy zlecenia lub typowego stosunku B2B, jeśli osoby prowadzące działalność gospodarczą osobiście świadczą pracę na rzecz pracodawcy i nie zatrudniają w tym celu innych osób.
Przykładowo zatem wskazać należy, że:
- pracodawca zatrudniający 46 pracowników na pełen etat oraz 5 managerów świadczących osobiście pracę w ramach stosunku B2B, będzie miał obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, pomimo braku obowiązku uchwalenia regulaminu pracy.
- pracodawca zatrudniający 49 pracowników na pełen etat i jednego specjalistę IT w ramach umowy B2B, będzie miał obowiązek ustalania procedury dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, jeśli specjalista IT będzie osobiście świadczył pracę na rzecz pracodawcy. Jeśli jednak specjalista IT w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej będzie zatrudniał inne osoby, które wraz z nim będą świadczyć pracę na rzecz pracodawcy, nasz przykładowy pracodawca nie będzie miał obowiązku ustalania procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Powyższe przykłady dowodzą, że już samo ustalenie przez pracodawcę, czy podlega on obowiązkowi ustalenia procedury zgłoszeń zewnętrznych, może przysporzyć wielu problemów. Pracodawcy znajdujący się na granicy liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową będą musieli znaleźć sposób na ustalenie, czy współpracujące z nimi w ramach stosunku B2B osoby wykonują pracę osobiście, czy też zatrudniają do tej pracy osoby trzecie. Ustalenie tych okoliczności może bowiem zdecydować o istnieniu wspomnianego obowiązku.
Jak wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Ustawa o ochronie sygnalistów w sposób dosyć szczegółowy reguluje wymagania, jakie spełniać powinna procedura zgłoszeń wewnętrznych.
Abstrahując jednak od konkretnych wymagań dotyczących samej procedury zgłoszeń wewnętrznych wskazać należy, że ustawa reguluje również sposób, w jaki procedura ta powinna zostać ustalona.
Zgodnie z art. 24 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów pracodawca ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z:
- zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
- przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
Ustawa przesądza również, że konsultacje, o których mowa powyżej, mają trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Ponadto ustawowo przesądzono również, że procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym.
Jaka kara grozi za nieustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Artykuł 58 ustawy o ochronie sygnalistów stanowi, że: Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.
Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje zatem sankcję za niewywiązanie się z obowiązku ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew posiadanemu obowiązkowi. Czyn taki stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny.
Autor: adwokat Monika Wolowska
