Umowa najmu powierzchni biurowej, handlowej lub magazynowej z perspektywy najemcy

Analiza prawna oraz zabezpieczenie wszystkich istotnych elementów umowy jest kluczowe dla ochrony interesów najemcy. Decyzja o najmie powierzchni biurowej, handlowej lub magazynowej to istotny krok w działalności każdego przedsiębiorstwa. Umowa wiąże się z wieloma konsekwencjami finansowymi i operacyjnymi, dlatego najemca powinien przeanalizować szczegółowo każdy jej aspekt.

W Polsce sektor nieruchomości magazynowych i przemysłowych dynamicznie się rozwija, co stawia nasz kraj w gronie liderów w Europie Środkowo-Wschodniej. Kluczowymi czynnikami tego wzrostu są stabilny rozwój gospodarczy, dynamiczny przemysł oraz rozwój e-commerce. Niezwykle istotne jest skorzystanie z profesjonalnej porady prawnej przed podpisaniem umowy, aby zabezpieczyć przyszłe interesy i zagwarantować korzystne warunki najmu.

Kluczowe aspekty negocjacji umowy najmu powierzchni

Temat związany z umową najmu powierzchni magazynowych lub produkcyjnych jest bardzo rozbudowany i istnieje wiele aspektów, na które należy zwrócić uwagę podczas negocjacji. Droga do skutecznej i bezpiecznej umowy najmu prowadzi przez dokładne przygotowanie i negocjacje oraz profesjonalne wsparcie prawne. Tylko dobrze skonstruowana umowa daje szerokie możliwości działania, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo operacyjne i finansowe.

Wynajmujący (zwykle właściciel nieruchomości będący jednocześnie deweloperem lub nabywca – fundusz kapitałowy) jest najczęściej podmiotem posiadającym silną pozycję negocjacyjną i wyspecjalizowany dział prawny. Najemca, mimo że jest podmiotem profesjonalnym, nie jest specjalistą w zakresie budowy, oddawania do korzystania lub zarządzania obiektami.

Uzyskanie korzystniejszych warunków na etapie aneksowania jest zazwyczaj zadaniem trudniejszym, warto więc zadbać o nie jeszcze przed podpisaniem umowy.

Forma zawarcia umowy

Forma zawarcia umowy najmu ma kluczowe znaczenie dla jej ważności oraz zabezpieczenia interesów obu stron. Umowa powinna być podpisana w formie pisemnej, jednak często stosuje się również:

• datę pewną – dla wywołania określonych skutków prawnych,
• formę notarialną – w przypadku aktów zabezpieczeń takich jak oświadczenia o dobrowolnym poddaniu się egzekucji.

Należy pamiętać również o obowiązku przedłożenia certyfikatu świadectwa energetycznego budynku przy zawieraniu nowych umów najmu.

Przykłady:

• WYNAJMUJĄCY: X SP. Z O.O. (obecnie), w dniu zawarcia umowy Y SP. Z O.O..
• NAJEMCA /nazwa firmy/: Z SP. Z O.O.
• NAJEMCA /nazwa handlowa/: Z
• FORMA: Forma pisemna z poświadczoną datą

Okres najmu     

Umowa najmu może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony.

W przypadku umowy na czas określony, istotne, aby jasno wskazywała datę rozpoczęcia i zakończenia, a także warunki przedłużenia i rozwiązania umowy najmu.

Warto także uwzględnić mechanizmy jednostronnego przedłużenia umowy przez najemcę oraz możliwość jej wcześniejszego zakończenia (tzw. brake options) na odpowiednich warunkach i z przewidzianym wyprzedzeniem.

• Przykład: OKRES (w tym opcja zerwania i opcja przedłużenia najmu): Określony okres do 30 grudnia 2030 r.
• Alternatywnie: czas nieokreślony. Najemca może wypowiedzieć umowę najmu z trzymiesięcznym wyprzedzeniem na koniec miesiąca kalendarzowego
• OPCJE PRZEDŁUŻENIA NAJEMCY: Umowa zostaje zawarta na czas określony do dnia 15 lipca 2024 r., po upływie którego ulega automatycznemu przedłużeniu na kolejny czas określony 5 lat, tj. do dnia 15 lipca 2029 r.

OPCJE WYJŚCIA: Najemca ma prawo wypowiedzieć niniejszą Umowę ze skutkiem na dzień następujący po upływie 36 miesięcy okresu najmu, pod warunkiem, że najemca złoży pisemne wypowiedzenie nie później niż 10 (dziesięć) miesięcy przed końcem 36 miesiąca okresu najmu. Dla uniknięcia wątpliwości, w przypadku braku takiego wypowiedzenia, prawo najemcy do jednostronnego wypowiedzenia wygasa. W przypadku wypowiedzenia przez najemcę, o którym mowa powyżej, Najemca zwróci Najemcy część wkładu na niezamortyzowane nakłady dokonane w ramach prawa najemcy do wykończenia zgodnie z Załącznikiem.

Czynsz    

Czynsz najmu może być naliczany na różne sposoby, głównie w PLN i EUR, częstym zjawiskiem jest indeksacja wyniku wskaźników inflacji, oraz czynsz obrotowy.

Ważnym elementem jest uzgodnienie czy okres aranżacyjny (czas na adaptację powierzchni do potrzeb najemcy) będzie wliczony w okres najmu oraz czy w tym czasie obowiązują pełne opłaty czynszowe.

Nieodłącznym elementem są także ewentualne zniżki czynszowe na początku trwania umowy (tzw. rent-free-periods).

Przykład:

• WYNAJEM: 4,00 EUR za 1 m² powierzchni lokalu (+ VAT); 4,00 EUR za 1 m² powierzchni ogrodu (+ VAT); 1,00 EUR za 1 m² strefy dostawy (+ VAT). Aktualny czynsz skorygowany o indeksację w wysokości: 4,12 EUR za 1 m² powierzchni lokalu; 4,12 EUR za 1 m² powierzchni ogrodu; 1,03 EUR za 1 m² strefy dostawy;
• Minimalny czynsz gwarantowany wynosi równowartość w złotych polskich 10,00 euro za 1 m2 powierzchni użytkowej lokalu miesięcznie;
• WALORYZACJA CZYNSZU / INDEKSACJA: Czynsz i opłaty eksploatacyjne będą corocznie powiększanego wzrost wskaźnika tj. zharmonizowanego wskaźnika cen konsumpcyjnych dla Unii Europejskiej publikowanego przez EUROSTAT (Harmonised Index of Consumer Prices, „HICP”);
• CZYNSZ OBROTOWY: 6% obrotów;
• RENT FREE: Wynajmujący wynajmuje lub wydzierżawia lokal podmiotowi w celu prowadzenia działalności polegającej na prowadzeniu supermarketu dekoracyjno-budowlanego typu „dom i ogród” i podmiot ten faktycznie prowadzi taką działalność, najemcy przysługuje okresowa obniżka czynszu.

Opłaty serwisowe i opłaty za media

Koszty eksploatacyjne, zwane service charge, obejmują wydatki związane z użytkowaniem powierzchni. Najemca powinien dokładnie znać wysokość tych opłat oraz możliwość ich wzrostu.

Kluczowe jest także określenie usług objętych tymi kosztami i ustalenie, w jakiej części najemca jest zobowiązany do ich pokrycia. W galeriach handlowych spotykane są również opłaty marketingowe.

Osobno uiszczanie są opłaty za media, takie jak prąd elektryczny, który jest zliczany na podstawie liczników.

Przykład:

• KOSZTY EKSPLOATACYJNE: 3,00 EUR powiększone o podatek VAT za 1 m² powierzchni lokalu i ogrodu. Bieżące opłaty serwisowe skorygowane o indeksację w wysokości 1,03 EUR/m², zgodnie z pakietem finansowym opłata serwisowa jest płacona tylko za powierzchnię sprzedaży wynoszącą 4.004,00 m².
• Wysokość kosztów stanowiących proporcjonalny udział najemcy w opłatach wspólnych może ulec zwiększeniu w każdym roku kalendarzowym obowiązywania umowy najmu o nie więcej niż 10% w stosunku do wysokości kosztów stanowiących proporcjonalny udział najemcy w opłatach wspólnych w okresie obowiązywania umowy najmu bezpośrednio poprzedzającym każdy bieżący rok kalendarzowy obowiązywania umowy najmu, z zastrzeżeniem, że łączna wartość opłat wspólnych oraz każdego ze składników kosztów opłat wspólnych z osobna nie może przekroczyć stawek rynkowych dla tego rodzaju kosztów określonych geograficznie dla miejscowości, w której znajduje się przedmiot najmu.
• Nie dotyczy to stawek wynikających z decyzji organów władzy publicznej, a także zmiany lub wprowadzenia stawek podatkowych lub innych świadczeń publicznoprawnych obciążających bezpośrednio dany rodzaj kosztów.
• Najemca oprócz miesięcznego czynszu jest zobowiązany do uiszczania opłat za media takie jak energia elektryczna, w tym chłodnicza, woda i ścieki według faktycznego zużycia wskazanego przez liczniki.

Opłaty indywidualne, obejmujące wszelkie koszty związane z funkcjonowaniem lokalu, w tym wszelkie opłaty za media dostarczane do lokalu, w szczególności wodę, energię elektryczną, gaz i usługi telefoniczne, według wskazań liczników lub rachunków dostarczanych przez podmioty dostarczające media, a także wszelkie podatki związane z korzystaniem z lokalu. Koszty mediów dostarczanych do lokalu będą rozliczane proporcjonalnie do powierzchni lokalu, a w przypadku zainstalowania licznika dla lokalu, według wskazań licznika.

Opłaty marketingowe:

• Przykład: Bieżąca opłata marketingowa skorygowana o indeksację w wysokości ryczałtu 2,50 EUR za 1 mkw.
• Wynajmujący może wymagać, zamiast minimalnego wkładu na reklamę i promocję, miesięcznego wkładu równego 1/12 kwoty stanowiącej 1% obrotu wygenerowanego przez działalność najemcy w lokalu w poprzednim roku kalendarzowym.

Zabezpieczenia umowy najmu

Zabezpieczenia to fundamentalny element każdej umowy najmu komercyjnego. Najemca powinien dokładnie zrozumieć warunki tych zabezpieczeń oraz związane z nimi koszty i obowiązki.

Standardowe zabezpieczenia obejmują kaucje oraz gwarancje bankowego. Oprócz tego mogą być stosowane również inne formy zabezpieczeń, takie jak poręczenia spółki matki czy oświadczenia o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego (oświadczenia o poddaniu się egzekucji co do sumy pieniężnej lub co do obowiązki zwrotu lokalu).

Przykład:

• ZABEZPIECZENIE: Najemca jest zobowiązany do dostarczenia wynajmującemu bezwarunkowej, nieodwołalnej gwarancji bankowej płatnej na pierwsze żądanie w wysokości nie mniejszej niż suma 6-miesięcznego czynszu w kwocie 100.000 EUR. Najemca zobowiązany jest dostarczyć wynajmującemu pisemne poręczenie XYZ. Alternatywnie, Najemca może dostarczyć bezwarunkową, płatną na pierwsze żądanie, zbywalną gwarancję bankową wystawioną przez renomowany bank w Polsce akceptowany przez wynajmującego.
• Najemca powinien złożyć wynajmującemu sporządzone w formie aktu notarialnego oświadczenie o poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 k.p.c. co do obowiązku opróżnienia lokalu i obowiązku poddania się egzekucji na rzecz wynajmującego do kwoty X zł.

Ubezpieczenie   

Często spotykane są również klauzule obejmujące obowiązek ubezpieczenia przedmiotu najmu. Najemca jest zobowiązany ubezpieczyć się u renomowanych ubezpieczycieli, i utrzymywać polisę w mocy przez cały okres trwania najmu i po upływie 30 dni od jego zakończenia. 

Przykład:

• UBEZPIECZENIE NAJEMCY: Najemca powinien ubezpieczyć nieruchomość od szkód powstałych w wyniku pożaru, burzy, powodzi, gradu, uderzenia pioruna, eksplozji, katastrofy lotniczej lub zalania wodą. Najemca powinien również uzyskać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

Najemca może być zobowiązany do ubezpieczenia:

• z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej;
• towarów i urządzeń znajdujących się w wynajmowanej nieruchomości;
• ubezpieczenie mienia – ubezpieczenie całego mienia najemcy (w tym towarów) znajdującego się w lokalu od wszelkich szkód spowodowanych w szczególności pożarem, huraganem, powodzią, gradem, uderzeniem pioruna, eksplozją, upadkiem statku powietrznego, zalaniem i kradzieżą, do wysokości kosztów i odtworzenia;
• ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej – ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej wobec osób trzecich zarówno w związku z najmem lokalu, jak i w związku z prowadzoną w lokalu działalnością;
• ubezpieczenie budowy – ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej zawodowej z tytułu wszelkich robót budowlanych prowadzonych w centrum przez najemcę lub jego podwykonawców w zakresie ryzyka obejmującego zarówno szkody rzeczowe, jak i odpowiedzialność cywilną (również w stosunku do uczestników robót), obejmujące okres wykonywania tych robót przedłużony o 30 dni i wykupione przez najemcę lub jego podwykonawcę.

Klauzule dodatkowe   

Klauzule dodatkowe mogą mieć znaczący wpływ na działalność najemcy w lokalu będącym przedmiotem najmu. Warto zwrócić uwagę na klauzule zakazujące konkurencji w określonej lokalizacji, zasady cesji praw i obowiązków umowy najmu, a także ograniczenia w zakresie podnajmu wynajmowanej przestrzeni. Przesłanki nakładania kar umownych powinny być również precyzyjnie określone. 

Przykład:

• KLAUZULA O ZAKAZIE KONKURENCJI: Wynajmujący nie będzie wynajmował lub podnajmował powierzchni zajmowanej przez X podmiotom, które prowadziłyby sprzedaż detaliczną środków spożywczych stanowiącą więcej niż 10% asortymentu, z wyłączeniem działalności gastronomicznej oraz sklepów i stoisk specjalistycznych;
• wynajmujący zobowiązuje się nie korzystać z uprawnienia wynikającego z art. 685¹ Kodeksu Cywilnego;
• w okresie najmu Najemca nie może prowadzić ani uczestniczyć, bezpośrednio lub pośrednio, w prowadzeniu jakiejkolwiek działalności takiej samej lub podobnej do działalności prowadzonej w lokalu. Zakaz obejmuje prowadzenie działalności na obszarze leżącym w promieniu tysiąca metrów wokół zewnętrznych granic centrum handlowego, z wyjątkiem działalności, którą najemca prowadzi w chwili zawarcia umowy;
• ZGODA NA PODNAJEM: Zgoda ta powinna zostać wyrażona wprost w treści umowy najmu, najczęściej na rzecz podmiotów pozostających w ramach grupy kapitałowej najemcy. Bez pisemnej zgody wynajmującego najemca najczęściej nie może podnajmować lokalu ani oddawać go w całości lub w części osobie trzeciej do bezpłatnego używania;
• REMONT: Najemca jest również zobowiązany do dokonywania napraw, remontów i konserwacji w zakresie wymaganym przepisami prawa – jednakże w tym przypadku koszt takich czynności obciążający najemcę jest ograniczony do kwoty 5.000,00 zł netto w danym roku kalendarzowym. W przypadku, gdy z uwagi na powyższe ograniczenie wynajmujący byłby zobowiązany do poniesienia kosztów takich napraw, wynajmujący będzie uprawniony do wskazania wykonawcy takich praw, a w przypadku braku wskazania takiego wykonawcy, koszt poniesiony przez wynajmującego nie przekroczy średniej wartości rynkowej takich prac.

Wyjście z umowy najmu

Jednym z najważniejszych aspektów umowy najmu jest możliwość jej wypowiedzenia i warunki tego procesu. Kluczowe jest, aby okres wypowiedzenia był jasny i nie budził wątpliwości prawnych. 

Katalog przesłanek uprawniających wynajmującego do wypowiedzenie umowy jest zauważalnie szerszy.

Przykład:

• PRZESŁANKI WYPOWIEDZENIA UMOWY PRZEZ WYNAJMUJĄCEGO:
  • wynajmujący jest uprawniony do wypowiedzenia umowy, jeżeli najemca z jakiegokolwiek powodu nie będzie mógł używać nazwy handlowej lub zmieni nazwę handlową bez uprzedniej zgody wynajmującego;
  • jeśli najemca nie dostarczy wynajmującemu gwarancji bankowej;
  • jeżeli najemca nie dostarczy wynajmującemu notarialnego oświadczenia o poddaniu się egzekucji, po uprzednim wezwaniu i bezskutecznym upływie dodatkowego terminu wyznaczonego najemcy nie krótszego niż 7 dni;
  • w przypadku niezłożenia wynajmującemu pisemnego oświadczenia o całkowitych obrotach najemcy osiągniętych w miesiącu poprzedzającym złożenie oświadczenia za uprzednim wezwaniem i bezskutecznym upływem dodatkowego terminu wyznaczonego najemcy;
  • w przypadku odmowy wglądu do ksiąg i dokumentów dotyczących obrotów najemcy;
  • w przypadku opóźnienia najemcy w zapłacie minimalnego czynszu gwarantowanego lub opłaty dodatkowej za dwa pełne okresy płatności, po uprzednim wezwaniu i bezskutecznym upływie dodatkowego terminu wyznaczonego najemcy nie krótszego niż jeden miesiąc;
  • w przypadku zalegania przez najemcę z zapłatą jakiegokolwiek świadczenia jednorazowego lub świadczeń jednorazowych w łącznej wysokości co najmniej równej kwocie dwumiesięcznego minimalnego czynszu gwarantowanego, po uprzednim wezwaniu i bezskutecznym upływie dodatkowego terminu wyznaczonego najemcy nie krótszego niż 14 dni;
  • w przypadku naruszenia przez najemcę obowiązków lub zakazów umownych związanych ze sposobem prowadzenia działalności w lokalu, wymogu powiadamiania wynajmującego o zmianach w prowadzonej działalności lub naruszeniach zakazu konkurencji przez najemcę;
  • w przypadku nieuzyskania lub cofnięcia oświadczeń, zezwoleń lub koncesji niezbędnych do prowadzenia działalności na terenie przedmiotu najmu;
  • w przypadku naruszenia przez Najemcę obowiązku uzyskania zgody Wynajmującego na dokonywanie zmian w układzie Lokalu, prowadzenie prac rozbiórkowych, przebijanie ścian, sklepień lub konstrukcji lub niedostarczenia Wynajmującemu kopii wszelkich wymaganych zezwoleń, decyzji, zgód lub certyfikatów zgodności, po uprzednim pisemnym wezwaniu Najemcy do usunięcia naruszeń i wyznaczeniu dodatkowego terminu nie krótszego niż 14 dni.

• PRZESŁANKI WYPOWIEDZENIA UMOWY PRZEZ NAJEMCĘ:
  • najemca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym za pisemnym wypowiedzeniem, jeżeli z powodu okoliczności niezależnych od najemcy, przedmiot najmu nie został przekazany w terminie 6 miesięcy od ostatniego dnia dostawy;
  • jeżeli wynajmujący nie skorzystał z opcji określonych w § 20.2 umowy najmu, w przypadku wystąpienia szkody w wynajmowanym lokalu, najemca może wypowiedzieć umowę najmu w ciągu 3 kolejnych miesięcy;
  • w przypadku umów zawartych na czas określony, Najemca może być uprawniony do wypowiedzenia umowy, jeśli w wyniku umyślnych i zawinionych działań wynajmującego najemca został zmuszony do zaprzestania działalności gospodarczej na okres co najmniej 45 dni lub wobec wynajmującego toczy się postępowanie układowe, likwidacyjne lub upadłościowe;
  • w przypadku zawinionego przez wynajmującego i jednocześnie niezawinionego przez najemcę braku dojazdu do strefy dostaw dla samochodów ciężarowych, najemca może wypowiedzieć umowę. Wynajmujący zobowiązany będzie do zwrotu poniesionych do dnia rozwiązania umowy i niezamortyzowanych nakładów inwestycyjnych;
  • ewentualne kary umowne za wcześniejsze rozwiązanie umowy powinny być również precyzyjnie określone.

W umowach najmu nieruchomości komercyjnych często spotykana jest klauzula, w której najemca nie może też przenieść swoich praw i obowiązków na inną osobę bez uprzedniej zgody wynajmującego. Jeżeli wynajmujący wyrazi zgodę na przeniesienie praw i obowiązków, najemca może zostać zobowiązany do udzielenia poręczenia wykonania wszystkich zobowiązań przez nowego najemcę. Wynajmujący najczęściej ma prawo przenieść prawa i obowiązki na osobę trzecią niezależnie od podstawy prawnej przeniesienia, w tym w ramach przeniesienia przedsiębiorstwa wynajmującego.

Autor: Patryk Hilla