W branży budowlanej spory dotyczące kar umownych należą do najczęstszych. Wykonawcy i inwestorzy często mierzą się z problemami związanymi z opóźnieniami, nienależytym wykonaniem robót czy brakiem terminowego usunięcia wad. Kary umowne mają zabezpieczać interesy stron, ale źle skonstruowane postanowienia mogą stać się źródłem konfliktu zamiast ochrony.
Podczas webinarium „Kary umowne w branży budowlanej – jak je skutecznie egzekwować lub się przed nimi bronić? Aktualne trendy”, które odbyło się 8 października 2025 r., eksperci kancelarii – Jan Hasik i Łukasz Rytel – omówili najważniejsze kwestie związane z karami umownymi w umowach o roboty budowlane. Poniżej przedstawiamy praktyczne wnioski i wskazówki dla przedsiębiorców działających w sektorze budowlanym.
Czym jest kara umowna i kiedy można ją zastrzec?
Kara umowna to z góry ustalona kwota, którą dłużnik musi zapłacić, jeśli nie wykona lub nienależycie wykona swoje zobowiązanie. Zgodnie z kodeksem cywilnym może dotyczyć wyłącznie zobowiązań niepieniężnych, czyli takich, które nie polegają na zapłacie pieniędzy.
Oznacza to, że kara umowna nie może zabezpieczać np. braku zapłaty wynagrodzenia. Może jednak dotyczyć opóźnienia w zakończeniu robót, nienależytego wykonania prac, braku przekazania dokumentacji czy nieusunięcia wad.
Najczęstsze przypadki stosowania kar umownych w budownictwie
W praktyce budowlanej kary umowne zastrzegane są m.in. na wypadek:
- nieterminowego rozpoczęcia lub zakończenia robót,
- nieosiągnięcia określonych etapów prac zgodnie z harmonogramem,
- nieusunięcia wad w terminie,
- braku przekazania dokumentacji powykonawczej,
- nieprzestrzegania zasad BHP lub pozostawienia nieporządku na budowie,
- braku uczestnictwa w naradach koordynacyjnych.
Kary te pełnią funkcję motywującą i kompensacyjną – mobilizują wykonawcę do terminowego działania i jednocześnie rekompensują inwestorowi potencjalne straty wynikające z opóźnień.
Rodzaje kar umownych – co warto wiedzieć przy negocjacji umowy
W umowach o roboty budowlane stosuje się kilka typów kar umownych. Każda z nich ma inne skutki prawne, których świadomość warto mieć już przy zawieraniu umowy.
Kara umowna wyłączna
To najprostsza forma – wierzyciel może żądać tylko zapłaty kary, nawet jeśli poniesiona szkoda jest wyższa. Takie rozwiązanie jest korzystne dla dłużnika, ale ryzykowne dla inwestora, bo ogranicza możliwość pełnej rekompensaty.
Kara umowna zaliczana
Pozwala dochodzić odszkodowania przekraczającego wysokość kary, jeśli strony zastrzegły to w umowie. Daje większą ochronę wierzycielowi, lecz może skomplikować proces sądowy, gdy trzeba udowodnić wysokość rzeczywistej szkody.
Kara alternatywna
Strony mogą przewidzieć, że wierzyciel wybiera między dochodzeniem kary umownej a odszkodowania. Po wyborze jednej opcji traci prawo do drugiej. To rozwiązanie rzadziej spotykane w kontraktach budowlanych.
Kara kumulatywna
Pozwala dochodzić jednocześnie kary i odszkodowania. Teoretycznie korzystna dla inwestora, ale dość ryzykowna. Może być uznana za nieważną przez sąd.
Opóźnienie czy zwłoka? Różnica, która ma znaczenie
W sporach o kary umowne kluczowe jest właściwe rozróżnienie pojęć opóźnienia i zwłoki. Opóźnienie to każde niedotrzymanie terminu, niezależnie od winy dłużnika. Zwłoka oznacza opóźnienie zawinione przez dłużnika.
Kiedy można dochodzić zapłaty kary umownej?
Zastrzeżenie kary w umowie to dopiero pierwszy krok. Aby móc jej skutecznie dochodzić, konieczne jest wezwanie dłużnika do zapłaty.
Samo naruszenie umowy nie wystarczy – trzeba poinformować kontrahenta, że naliczamy karę i domagamy się jej zapłaty. Dopiero wtedy roszczenie staje się wymagalne.
Warto też pamiętać o terminach przedawnienia. Kara umowna jest zobowiązaniem bezterminowym, więc liczy się moment, w którym najwcześniej można było wezwać do zapłaty. Zbyt późne działanie może skutkować utratą prawa do dochodzenia roszczenia.
Jak przygotować się do sporu o karę umowną?
W przypadku sporu sądowego kluczowe jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji. Wierzyciel musi wykazać:
- że doszło do naruszenia zobowiązania,
- kiedy roszczenie stało się wymagalne,
- że kara została skutecznie zastrzeżona w umowie.
W praktyce przydatne są: protokoły z narad koordynacyjnych, korespondencja między stronami, harmonogramy prac oraz wezwania do zapłaty.
Im lepsze przygotowanie dowodowe, tym większa szansa na skuteczne dochodzenie należności.
Jak bronić się przed żądaniem zapłaty kary umownej?
Dłużnik, który otrzyma wezwanie do zapłaty lub pozew, nie jest bez szans. Może podnieść argumenty, które ograniczą lub wyłączą jego odpowiedzialność.
Najczęściej stosowane linie obrony to:
- brak winy w niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu zobowiązania,
- miarkowanie kary umownej, czyli wniosek o jej obniżenie,
- wykazanie przyczyn niezależnych, które były przyczynami opóźnień (np. siły wyższej, błędów inwestora, zakłóceń koordynacyjnych).
Sąd może obniżyć karę, jeśli zobowiązanie zostało wykonane w znacznej części lub kara jest rażąco wygórowana.
Miarkowanie kary umownej – jak działa w praktyce?
Miarkowanie to narzędzie, które pozwala sądowi zmniejszyć wysokość naliczonej przez wierzyciela kary umownej. Nie jest to jednak reguła, lecz wyjątek. Sąd powinien stosować miarkowanie ostrożnie, zwłaszcza w relacjach między profesjonalnymi przedsiębiorcami.
Przy ocenie, czy kara jest rażąco wygórowana, bierze się pod uwagę m.in.:
- wartość całego kontraktu,
- znaczenie naruszenia,
- faktyczną wysokość szkody,
- fakt i stopień przyczynienie się wierzyciela do powstania opóźnienia.
Jak ustalać wysokość kar umownych w kontraktach budowlanych?
Polskie prawo nie przewiduje limitu wysokości kar umownych. Ich wysokość powinna jednak pozostawać w racjonalnym stosunku do wartości kontraktu i rodzaju naruszenia.
Nie należy ustalać kary, która może prowadzić do nadmiernego wzbogacenia wierzyciela. Dobrą praktyką jest określenie górnego limitu kary – np. 10% wartości kontraktu. Taki zapis ułatwia późniejszą obronę przed zarzutem dłużnika dotyczącymi rażącego wygórowania kary umownej.
Warto też różnicować wysokość kar w zależności od rodzaju naruszenia, na przykład wyższe kary za opóźnienia w kluczowych etapach prac, a niższe za naruszenia zobowiązań np. o charakterze organizacyjnym (np. brak udziału w naradach koordynacyjnych)
Warto zweryfikować swoje umowy budowlane
Kary umowne mogą być skutecznym narzędziem zabezpieczenia interesów inwestora, ale też realnym zagrożeniem dla wykonawcy. Wszystko zależy od tego, jak zostały zastrzeżone w kontrakcie.
Nieprecyzyjne lub nieprzemyślane postanowienia mogą obrócić się przeciwko stronie, która miała być chroniona. Dlatego każda firma budowlana – zarówno wykonawca, jak i inwestor – powinna okresowo analizować swoje wzorce umów i procedury naliczania kar, żeby uwzględnić wnioski i najlepsze standardy wynikające z praktyki i orzecznictwa.
Skuteczne zabezpieczenie interesów w kontraktach budowlanych
Kary umowne mogą być zarówno tarczą, jak i pułapką. Dobrze zaprojektowana umowa pozwala skutecznie chronić interesy, źle napisana – prowadzi do wieloletnich sporów.
Jako eksperci wspieramy przedsiębiorców w analizie umów budowlanych, przygotowywaniu zapisów o karach umownych, a także w dochodzeniu roszczeń lub obronie przed nimi.
Zachęcamy do zapoznania się z pełnym zakresem naszego doradztwa w obszarach kontrakty budowlane oraz spory sądowe i arbitraż, a także do kontaktu z Janem Hasikiem i Łukaszem Rytelem, ekspertami w zakresie prawa budowlanego i sporów gospodarczych. Pomogą oni ocenić ryzyka, przygotować bezpieczne postanowienia i zwiększyć skuteczność egzekwowania kar umownych.
