Od 8 lipca 2026 r. inspektor pracy będzie mógł wydać decyzję administracyjną stwierdzającą, że umowa cywilnoprawna to w rzeczywistości umowa o pracę. Decyzja wywoła skutki prawne od razu – zanim przejdzie proces odwoławczy. O tym już wszyscy wiemy, niezależnie od tego, czy jest to trafny czy nie do końca kierunek zmian. Wraz ze zmianą ustawy o PIP wprowadza się jednak również nowe przepisy Kodeksu postępowania cywilnego. Dadzą one dają pracownikom i inspektorom dodatkowe narzędzia, które mogą skutecznie „zamrozić” przedisębiorcę na cały czas trwania sprawy.
Skąd ta zmiana i kogo dotyczy?
Ustawa z dnia 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 473) zmienia w sposób zasadniczy nie tylko kompetencje inspektorów, ale i zasady w procesie sądowym, wywołanym odwołaniem od decyzji.
Nowe przepisy dotyczą każdego pracodawcy i przedsiębiorcy, który powierza pracę na podstawie umów cywilnoprawnych – umów zlecenia, umów o świadczenie usług (B2B), a w praktyce także sytuacji, w których praca jest faktycznie świadczona bez żadnej umowy. Szczególnie narażone są branże takie jak IT czy usługi ( w tym gastronomia i sprzątanie) oraz każda firma korzystająca z modelu umowy cywilnoprawnej, w którym współpracownik wykonuje pracę podobną do pracowniczej.
Decyzja inspektora – na czym polega i dlaczego jest groźna?
Procedura jest dwuetapowa. Najpierw inspektor wydaje polecenie usunięcia naruszeń – wzywa pracodawcę do zawarcia umowy o pracę lub zmiany warunków zatrudnienia. Dopiero gdy to polecenie nie zostanie wykonane, inspektor pracy może wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy.
To, co odróżnia nową decyzję od dotychczasowych instrumentów, to jej natychmiastowy zasięg prawny, ponieważ decyzja wywołuje skutki prawne od dnia jej wydania. Nie jest więc prawomocna, ale wywołuje już skutki – na wielu płaszczyznach:
- prawo pracy – pracodawca staje się stroną umowy o pracę ze wszystkimi wynikającymi z tego obowiązkami;
- podatki – konieczność naliczania i odprowadzania zaliczek na PIT;
- ubezpieczenia społeczne i zdrowotne – obowiązek zgłoszenia do ZUS i opłacania składek;
- fundusze celowe – wpłaty na Fundusz Pracy, FGŚP i inne.
Innymi słowy: zanim jeszcze firma zdąży złożyć odwołanie, zanim sąd wyznaczy pierwszą rozprawę – jest już zobowiązana działać jak „pracodawca”.
Nowe przepisy k.p.c. – pole bitwy przenosi się do sądu
Ustawa gruntownie przebudowuje również Kodeks postępowania cywilnego, tworząc odrębne postępowanie w sprawach dotyczących odwołań od decyzji.
Termin na odwołanie: miesiąc, ale nie ma na co czekać
Odwołanie od decyzji wnosi się w terminie jednego miesiąca od jej doręczenia – za pośrednictwem inspektora pracy, który ją wydał. Termin wydaje się racjonalny, ale w istocie będzie złudny, ponieważ:
- w odwołaniu trzeba będzie zawrzeć wszystkie twierdzenia i dowody – a materiał zebrany podczas kontroli lub dodatkowy (dodawany przez przedsiębiorcę) będzie obszerny,
- równolegle przedsiębiorca będzie mierzył się z koniecznością „wyprostowania” szeregu kwestii z wymienionych wyżej obszarów, w których decyzja już będzie oddziaływać;
- decyzje mogą zostać wydane równolegle co do kilku, kilkunastu lub kilkuset nawet osób – tak samo będzie z odwołaniami, nie będzie żadnego wydłużenia terminu w razie więcej niż jednej decyzji ustalającej istnienie stosunku pracy;
- inspektor będzie stroną postępowania sądowego – należy się spodziewać, że (aktywnie) popierać będzie tym samym swoją decyzję.
Prekluzja dowodowa – najpoważniejsza pułapka procesowa
To jeden z bardziej rygorystycznych przepisów. Dotychczas w sprawach z zakresu prawa pracy jakakolwiek prekluzja dowodowa (istniejąca pośrednio w ramach przepisów ogólnych o postępowaniu dowodowym w k.p.c.) się nie przyjęła. Zwykle obie strony postępowań nie miały narzucanych terminów na powoływanie dowodów ani twierdzeń.
Nowy art. 477⁷b § 3–4 k.p.c. ustanawia jednak ścisłą prekluzję dowodową: pracodawca ma obowiązek powołać wszystkie twierdzenia i wszystkie dowody już w odwołaniu. Spóźnione wnioski dowodowe mogą być uwzględnione jedynie wtedy, gdy strona uprawdopodobni, że nie mogła ich powołać wcześniej lub że potrzeba ich powołania wynikła później.
Jeśli pracodawca zapomni powołać świadka albo nie dołączy dokumentacji projektowej potwierdzającej samodzielność zleceniobiorcy – sąd może tych dowodów po prostu na kolejnych etapach procesu nie dopuścić.
Dlatego już w momencie wszczęcia kontroli PIP należy uruchomić procedurę zbierania i zabezpieczania dowodów. Kancelaria powinna być zaangażowana nie na etapie doręczenia decyzji, lecz jak najwcześniej – najlepiej od pierwszego kontaktu z inspektorem. Temu z kolei, aby w sposób zorganizowany uczestniczyć w kontroli (nie tylko PIP) służą wewnętrzne procedury w przedsiębiorstwie.
Zabezpieczenie sądowe – trzy dni (w teorii)
Nowy art. 755⁶ k.p.c. wprowadza szczególny rodzaj zabezpieczenia, dostępny zarówno w sprawie o ustalenie istnienia stosunku pracy, jak i w sprawie odwołania od decyzji inspektora. Zabezpieczenie polega na tym, że umowa może być zmieniona, wypowiedziana lub rozwiązana wyłącznie na zasadach prawa pracy – tak jakby od początku była umową o pracę.
Wniosek o zabezpieczenie sąd rozpoznaje bezzwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od otrzymania stosownego wniosku To jeden z najkrótszych terminów w całym k.p.c. Przedsiębiorca może zatem zostać zaskoczony wprowadzeniem ww. zakazów jeszcze zanim w ogóle sprawa z jego odwołania nabierze tempa.
Jeżeli sąd uzna, że istnienie stosunku pracy zostało uprawdopodobnione, może dodatkowo unormować prawa i obowiązki stron na czas trwania postępowania – co w praktyce oznacza, że pracodawca może być zobowiązany np. do wypłacania wynagrodzenia w wysokości ustalonej przez inspektora przez cały czas trwania postępowania.
Rygor natychmiastowej wykonalności decyzji
Niezależnie od zabezpieczenia sądowego, inspektor może nadać swojej decyzji rygor natychmiastowej wykonalności. Przedsiębiorca może złożyć wniosek o uchylenie tego rygoru (w odwołaniu) lub wnieść zażalenie (odrębnie od odwołania). Tutaj także termin dla sądu jest krótki (wręcz nierealnie krótki) – 3 dni.
Połącznie rygoru natychmiastowej wykonalności z zabezpieczeniem sądowym tworzy scenariusz, w którym przedsiębiorca z wysokim prawdopodobieństwem będzie narażony na „zamrożenie” w toku procesu w taki sposób, jakby decyzja była już prawomocna.
Terminy dla sądu mają charakter instrukcyjny. Stan obłożenia sądów sprawami w wydziałach pracy raczej w mojej ocenie wskazuje na to, że kwestie rygoru natychmiastowej wykonalności czy zabezpieczeń nie będą raczej rozpatrywane w 3 dni. Dziś uzyskanie decyzji w sprawie zabezpieczenia w kodeksowym terminie 7 dni zwykle nie jest możliwe. Tym bardziej – w terminie jeszcze krótszym. Niemniej pośpiech w rozstrzyganiu tych kwestii jest oczywisty, wskazany i zrozumiały – zupełnie inną rzeczą natomiast jest to, czy w ogóle będzie to organizacyjnie możliwe.
Ustawodawca zakłada, że sprawy z odwołań od decyzji powinny być szybko rozpoznawane (w tym rozprawa w terminie 1 miesiąca od wniesienia odwołania). W praktyce takie postępowania trwają naprawdę latami – nie tylko z uwagi na obłożenie sądów, ale także ilość dowodów do przeprowadzenia (w tym zwłaszcza świadków do przesłuchania). Jeśli jednak decyzja będzie (pomimo braku uprawomocnienia) oddziaływać już na „pracodawcę” lub pojawi się zabezpieczenie – wszystkie strony będą zainteresowane jak najszybszym rozpoznaniem sprawy.
Co przedsiębiorca powinien zrobić już teraz?
Nowe przepisy wchodzą w życie na początku lipca. Jest więc czas dla przedsiębiorców, aby przemyśleć strukturę zatrudnienia oraz listę działań, które są możliwe do podjęcia jeszcze przed kontrolą PIP:
- audyt umów cywilnoprawnych. Trzeba raczej przyjrzeć się systemowo, gdzie (u jakich osób, w jakich działach lub przypadkach są stosowane) oraz sprawdzić, czy w organizacji występują umowy, w ramach których usługa jest świadczona pod kierownictwem, w stałym miejscu, czasie i w sposób, który upodabnia ją do zatrudnienia. Warto także pochylić się nad zawartością umów cywilnoprawnych (czy jest opcja ich wykonania przez zastępcę lub swoboda ustalania godzin wykonywania usługi);
- procedura na wypadek kontroli. Krótkie terminy procesowe (miesięczne odwołanie, prekluzja dowodowa) nie pozostawiają miejsca na improwizację. Warto mieć opracowany schemat postępowania zanim inspektor pojawi się w firmie. Warto także mieć wewnętrzną procedurę porządkującą zadania (role) pracowników w firmie w razie kontroli – czy np. kto, kiedy i w jaki sposób przekazuje dokumentację i jak to utrwala;
- interpretacja indywidualna Głównego Inspektora Pracy. Nowe przepisy wprowadzają możliwość uzyskania, za opłatą 40 zł, interpretacji, czy dany stosunek prawny stanowi stosunek pracy. Interpretacja jest wiążąca dla organów PIP i chroni przedsiębiorcę przed sankcjami, jeśli zastosował się do jej treści.
Jeśli Twoja organizacja korzysta z umów cywilnoprawnych w obszarze zatrudnienia, to dobry moment na audyt i przygotowanie procedur. A już 7 maja zapraszam także na moje webinarium z cyklu #GGLider: „Ustawa o PIP i jej realny wpływ na biznes”. Wciąż można się zarejestrować.
